Je boekhouding klopt, maar elke afdeling heeft er zijn eigen Excelbestand naast: kostenplaatsen bij finance, een orderoverzicht bij sales, een urenstaat bij projecten. AccountView Business brengt dat samen in één geïntegreerd pakket voor finance, handel en projecten.
AccountView Business past goed bij mkb-bedrijven die:
AccountView Business is de basis. Afhankelijk van wat jouw bedrijf nodig heeft, voeg je modules toe. Wil je verder gaan dan de standaardfuncties? Dan zijn er aanvullende modules waarmee je AccountView aanpast aan jouw specifieke processen, denk aan uitgebreidere dimensie-analyses, geavanceerde rapportages of integratie met eigen applicaties. Bekijk de volledige functionaliteit van AccountView Business voor een compleet overzicht.
alle relatiegegevens op één plek, inclusief ondersteuning voor complexe verkooptrajecten
Door finance, handel en projecten in één systeem samen te brengen, merk je dat direct in hoe je stuurt en werkt:
AccountView Business voegt een aantal concrete mogelijkheden toe:
AccountView Business past in jouw softwareomgeving
Niet alles zit rechtsreeks in AccountView. Via de Web API en beschikbare koppelingen verbind je AccountView met de software die je al gebruikt. Denk aan een koppeling met je bank, scan- en herkenningssoftware, e-commerce platformen, een WMS voor magazijnbeheer, BI-tools voor uitgebreide rapportages of XLConnect voor geautomatiseerde Excel-rapportages. AccountOne begeleidt je bij de keuze en inrichting van koppelingen die bij jouw situatie passen.
AccountView Business instellen kun je zelf doen. De vraag is hoe je het zo inricht dat elke afdeling precies ziet wat hij nodig heeft, en dat je administratie ook over twee jaar nog klopt als je team groeit of je processen veranderen. AccountOne denkt daar eerst met je over mee: welke schermen, welke modules, welke werkwijze past bij hoe jouw bedrijf werkt. Vanuit dat beeld richten we AccountView ook echt in, zodat advies en uitvoering bij dezelfde partner liggen.
We zorgen dat de migratie van je bestaande gegevens klopt, dat je team weet hoe het systeem werkt en dat de rapportages aansluiten op wat jij en je directie nodig hebben. Na de livegang blijven we betrokken. Groeit je team of veranderen je processen? Dan passen we AccountView mee aan, met vaste aanspreekpunten en korte lijnen.
Het traject is per module opgezet, niet als een vaste reeks weken. Eerst de ambitie en de projectplanning, bij logistiek ook een inventarisatie. Daarna per onderdeel dezelfde drie stappen: de keuzes vastleggen, e-learning voor de key-user, akkoord van de key-user. Dat geldt voor grootboek, bank en kas, debiteuren, crediteuren, AutoInvoice, Approval, en als het bij de klant hoort ook voorraad, inkoop, verkoop, projecten en uren.
Aan het eind volgt de beginbalans en de voorbereiding van de live-omgeving: toegangsrechten, beginsaldi, en het aanmaken van de live-omgeving vanuit het sjabloon van de validatieomgeving. Daarna de demo-acceptatie en livegang. Optimalisatie staat buiten de scope van het implementatieplan. Wat er na livegang nog bij komt, is nazorg of een vervolgafspraak, geen stille uitbreiding van het project.
Reken voor de eigen organisatie op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Schatten wij tien dagen, dan kost het de klant vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer. Vanuit AccountOne zitten er een implementatieconsultant en een projectleider op. Koppelingen doet de consultant vaak zelf, soms een interne specialist.
Dit is iets anders dan Fast Track (vraag 7). Fast Track is een vast zesweekstraject voor Visma Net Financieel. Een gewone Visma Net-implementatie volgt de modules die de klant nodig heeft.
Het grootste risico bij een ERP-overstap zit niet in de software. Een traject loopt zelden vast op techniek, maar op procesverandering en gebruikersacceptatie. De inrichting staat, en toch werkt de afdeling nog op de oude manier door omdat de nieuwe manier nog niet is geadopteerd.
Daarnaast zien we drie risico's terugkomen, alle drie herkenbaar voordat ze misgaan.
Het eerste is te weinig eigen tijd. Reken op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Als wij tien dagen nodig denken te hebben, kost het de eigen organisatie vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer. Wie die uren niet vrijmaakt, loopt vertraging op zonder dat er iets aan de software mankeert.
Het tweede is wat pas tijdens het project boven water komt. In de offertefase is niet alles bekend, en juist een proces dat "altijd al zo ging" blijkt soms een uitzondering te bevatten die nergens is vastgelegd.
Het derde zijn koppelingen. Zodra er meerdere systemen aan elkaar hangen, komen de vragen: welk systeem is leidend, hoe worden velden tussen systemen vertaald en wat gebeurt er als een van de twee een update krijgt. Dat is te overzien, maar niet als het pas laat in het traject aan de orde komt.
Voorkomen doe je dit niet met een strakkere planning, maar door deze drie punten vooraf hard te maken: wie levert welke uren, welke processen zijn nog niet doorgelicht, en welke koppelingen horen erbij. AccountOne adviseert hiervoor een vooronderzoek uit te voeren, alvorens met de implementatie wordt gestart.
Sinds 1 januari 2023 zijn 67 implementaties afgerond. Dat cijfer hoort bij de ervaring, niet bij een belofte dat jouw traject even lang duurt.
Standaard gaan mee: grootboek, debiteuren, crediteuren, betalingscondities, bank en kas, de beginbalans en de openstaande posten. De rest is optioneel, bijvoorbeeld incassocontracten, kostenplaatsen en kostensoorten. Historie is ook optioneel: de ene klant kiest voor saldi per grootboekrekening, de andere wil ook verkoophistorie. De oude gegevens blijven beschikbaar via een inkijklicentie.
Fouten voorkom je niet door harder te controleren aan het eind, maar door eerst in een validatieomgeving in te richten. De live-omgeving wordt daarna aangemaakt vanuit dat sjabloon. Per module is er een akkoord van de key-user voordat we verdergaan.
Projecten gaan op nacalculatie, behalve Fast Track. In de offerte staat een inschatting. Je betaalt de uren die we maken. Extra uren voor dezelfde scope gaan ook op nacalculatie.
Na oplevering test de opdrachtgever. Wijkt de inrichting af van de specificatie, of blijkt de voorstelling anders: aanpassen op nacalculatie. Voldoet het wél, maar komen er extra wensen: meerwerk en een nieuwe prijsopgave, als aparte opdracht.
Uitloop komt in de praktijk vaak door te weinig eigen uren, onderschatting, zaken die in de offerte nog niet bekend waren, of koppelingen.
Ja, mits de complexiteit dat rechtvaardigt. Twee of meer juridische entiteiten, meerdere goedkeurders, logistiek gekoppeld aan finance of een serieuze rapportagebehoefte zijn aanleiding voor ERP, ook bij 20 medewerkers. Bedrijfsgrootte alleen is niet doorslaggevend — complexiteit en ambitie bepalen de keuze.
