Bij Spronk Bakkerijmachines, specialist in de verkoop, het onderhoud en de revisie van bakkerijmachines, ging het werk in het veld lang gepaard met papieren werkbonnen. Handig leek dat, tot er stapels loszwierven, kwijtraakten of te laat op het bureau van financieel manager Henry Spronk belandden. “Er bleef te veel omzet liggen,” vertelt hij. “Langere tijd was automatisering een ondergeschoven kindje. We hadden steeds minder overzicht van de papieren werkbonnen, met het risico van rondslingeren en kwijtraken. Voor de beheersbaarheid zagen we een overstap naar digitale werkbonnen als noodzakelijk.”
Spronk startte een zoektocht naar een moderne oplossing voor fieldservice-management. Henry Spronk beschreef in een uitgebreide memo de wensen en eisen, met als uitgangspunt het operationele werkbonnenproces: een uitgebreide werkbon-app die gekoppeld kon worden aan een gedegen financieel systeem. Na een zorgvuldig selectieproces koos Spronk voor werkbonnensysteem OutSmart in combinatie met Visma Net Financials en AccountOne als it-partner.
Spronk kijkt terug op een aangename, overzichtelijke en prettige implementatie. Doordat OutSmart gevoed wordt vanuit de stamgegevens in Visma Net, was dat laatste systeem leidend in het traject. “Vergeleken met de nodige implementaties die ik al heb meegemaakt, is deze implementatie zeer vlot verlopen. Binnen een maand waren we al bezig met de bulkfacturatie,” vertelt Henry Spronk. Dat kon mede dankzij een uitgebreide voorbereiding, waardoor niet veel data hoefde te worden overgezet.
Spronk werkt als organisatie net weer anders dan andere handelsbedrijven; zo houdt het bedrijf geen voorraadwaardes bij. AccountOne hield daar in de inrichting rekening mee, ook op het gebied van modules en licentiekosten. “We hadden het gevoel dat naar ons geluisterd werd. Ze hielden rekening met wat wij voor ogen hadden, in plaats van er zomaar een standaardaanpak doorheen te drukken.”
Het nieuwe systeem heeft Spronk geen windeieren gelegd. “Onderaan de streep zien we dat de marge flink is verbeterd door minder kans op menselijke fouten. Eerder bleef de omzet achter bij de kosten, doordat via de papieren werkbonnen niet altijd alle uitgevoerde werkzaamheden tijdig werden gefactureerd. Met de overgang naar digitale werkbonnen is dit opgelost,” aldus Henry Spronk.
Ook op andere vlakken zette Spronk stappen in automatisering, met het scannen van inkoopfacturen, een automatische bankkoppeling en het automatiseren van aanmaningen. Rapportages stelt Henry Spronk inmiddels grotendeels zelf samen. “Ik ben blij met de ontwikkeling die we hebben doorgemaakt. Met behulp van AccountOne hebben we dit kunnen realiseren.”
Wil je, net als Spronk Bakkerijmachines, je werkbonnenproces digitaliseren en je marge verbeteren?