Het project is opgeleverd en dan blijkt: meer uren gemaakt dan begroot, een deel nooit gefactureerd, en dat ene onderdeel duurder dan afgesproken. Dat inzicht had je nodig in week zes, niet bij de afsluiting.
Dit speelt bij dienstverleners, ingenieurs- en adviesbureaus, installateurs en bouw- of projectorganisaties: overal waar het werk in projecten is georganiseerd en uren de belangrijkste kostenpost zijn.
Je herkent het waarschijnlijk als:
Het meest herkenbare signaal: de projectleider en de controller hebben allebei gelijk, maar niet hetzelfde getal.
Projecten lopen zelden in één keer uit de bocht. Het gaat mis op drie momenten, en meestal op alle drie tegelijk.
Bij de start, in de begroting. Als de nacalculatie van eerdere projecten niet beschikbaar is, wordt een nieuwe offerte een inschatting op gevoel. Je weet pas achteraf of de gehanteerde tarieven en uren realistisch waren, en dan is de volgende offerte alweer de deur uit.
Tijdens de uitvoering, bij het vastleggen. Uren die een week later worden geschreven, inkoop die pas bij de factuur op het project landt, meerwerk dat mondeling is afgesproken en nergens staat. Elk van deze vertragingen maakt het tussentijdse beeld onbetrouwbaar, en een onbetrouwbaar beeld gebruikt niemand.
Bij de afsluiting, in de facturatie. Wat niet is vastgelegd, wordt niet gefactureerd. Uren, kilometers, materialen en meerwerk verdwijnen in de afronding. Vaak gaat het per project om een paar procent. Over een jaar is dat je marge.
Het verschil zit hem niet in één functie, maar in de doorlopende lijn. Je legt het budget vast per project, fase of activiteit, met de tarieven en doelmarges die je hanteert. Medewerkers schrijven uren en onkosten direct op het juiste project, ook vanaf hun telefoon, op de projecten en werkzaamheden die voor hen relevant zijn.
Ingekochte materialen en diensten landen automatisch op het project, zodat de kostenkant meeloopt zonder dat iemand iets hoeft over te zetten. Projectleiders zien op elk moment waar ze staan ten opzichte van het budget. De controller ziet de actuele marge, het onderhanden werk en de projecten die dreigen weg te lopen.
Aan het eind volgt de factuur uit wat er werkelijk is gebeurd, op nacalculatie, vaste prijs, in termijnen of een combinatie daarvan. En de nacalculatie die daaruit komt, is meteen het startpunt voor je volgende offerte.
Urenregistratie, budgetbewaking, projectfacturatie en nacalculatie, bovenop je AccountView-administratie. Passend als je financiële administratie in AccountView staat en je projectsturing daarop wilt laten aansluiten.
Projectkosten, uren, onderhanden werk en marge in cloud-ERP, direct verbonden met finance en inkoop. Passend als projecten, financiën en logistiek in één omgeving moeten samenkomen.
Plannen op capaciteit met Vplan, uren schrijven via de Visma 360 App, of flexuren verwerken via e-UUR. Passend als de registratie het knelpunt is, niet de administratie eronder.
Werken jullie naast projecten ook met voorraad of leveringen? Dan hangt dit samen met handel en logistiek. De doorvertaling naar rapportage en resultaat loopt via finance en control, en de uren van je mensen raken direct aan HR en payroll.
Projectsturing is geen module die je aanzet. Het is een manier van werken waarbij de projectleider, de controller en de directie naar hetzelfde beeld kijken en er ieder iets anders uit halen. Dat lukt alleen als de afspraken over tarieven, fases, meerwerk en facturatie kloppen met hoe jullie echt werken.
Daar begint ons gesprek. Hoe zijn je projecten opgebouwd, wie moet wat kunnen zien, en welke beslissing wil je halverwege een project kunnen nemen? Vanuit dat beeld richten we in en zorgen we dat projecten aansluiten op je financiële administratie en, waar nodig, op inkoop en voorraad. Groeit je projectorganisatie of verandert je facturatiemodel, dan schuiven we weer aan.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
Uren niet of te laat boeken. Inkoop naast het project houden. Een taaktool gebruiken alsof dat de nacalculatie is. Te laat factureren omdat niemand de termijnen in het ERP zet. En een project open laten lopen terwijl het werk al klaar is, waardoor de marge nooit wordt afgerekend.
Voorkomen doe je dat met dezelfde discipline als bij een implementatie: wie boekt wat, op welk nummer, en wanneer is het project administratief dicht.
Ja. De voorcalculatie is de begroting bij start: uren, inkoop, verkoop. De nacalculatie is wat er werkelijk is geboekt. Het verschil is de afwijking.
Zonder voorcalculatie is nacalculatie alleen een eindstand. Dan weet je wat het kostte, niet of het volgens plan was.
Opbrengsten minus uren en inkoop op dat project. Dat rapport is er als de drie stromen op hetzelfde projectnummer landen.
Wat ontbreekt, scheelt in de marge: uren die op een algemeen nummer gaan, of inkoop die op een kostenplaats blijft. Eerst de boekingsregel, dan de kpi.
Door ieder uur, iedere inkoopfactuur en iedere verkoopfactuur op een project te boeken. Visma Net Project Accounting en AccountView Projecten zijn daarvoor bedoeld.
Zonder die boekingsplicht op het project is er achteraf niets op te tellen. De rapportage volgt de boeking, niet de planning.
Projectadministratie in ERP legt uren, kosten, inkoop en omzet op hetzelfde project. Je ziet of het project winst maakt, of je mag factureren, en hoe dat in de jaarrekening landt. Asana en soortgelijke tools plannen taken en deadlines. Ze weten niet wat het uur kost, wat er is ingekocht, of wat er al is gefactureerd.
Wie alleen taken wil verdelen, heeft geen ERP-projectenmodule nodig. Wie nacalculatie, onderhanden werk of termijnen factureert, wel.
