Als voorraadhoudende handelsorganisatie in de foodsector heeft Grensland Zuivel te maken met veranderlijke processen waarin betrouwbaarheid, snelheid en controle belangrijk zijn. De organisatie levert een breed assortiment zuivelproducten, ijsgrondstoffen en patisserie-artikelen en werkt vanuit Weerselo met een combinatie van logistiek, distributie en digitale verkoopkanalen. Juist in zo’n omgeving moeten financiële administratie, voorraadbeheer, koppelingen en magazijnprocessen precies op elkaar aansluiten.
De directe aanleiding voor de overstap was technisch van aard: de bestaande serveromgeving was aan vervanging toe. In plaats van opnieuw te investeren in lokale infrastructuur koos Grensland Zuivel bewust voor een bredere, strategische stap: de overgang van AccountView naar een moderne cloudomgeving met Visma Net.
Die keuze kwam voort uit een duidelijke visie. Grensland Zuivel wilde minder afhankelijk zijn van lokale servers, meer continuïteit en veiligheid realiseren en beschikken over een platform dat met de organisatie mee kan groeien. Niet alleen vervangen dus, maar moderniseren; met een ERP-landschap dat beter past bij de eisen van vandaag en de ambities van de toekomst.
Voor een handelsorganisatie in de foodsector draait succes niet alleen om inkoop en verkoop, maar ook om de kwaliteit van de onderliggende processen. Bij Grensland spelen logistieke stromen, beschikbaarheid van voorraad, orderverwerking, EDI-verkeer en een geïntegreerde webshop allemaal een belangrijke rol in de dagelijkse operatie.
Dat maakte de ERP-overgang extra kritisch. De nieuwe omgeving moest uiteraard stabiel en schaalbaar zijn, maar ook bestaande, bedrijfskritische koppelingen ondersteunen. Zo moest de EDI-koppeling overdraagbaar zijn naar de nieuwe situatie en ook de Magento-webshopkoppeling goed blijven functioneren. Zonder die continuïteit zou de dagelijkse operatie direct geraakt worden.
Operationeel manager Jasper Lenferink ziet inmiddels duidelijk verschil tussen ‘vroeger’ en ‘nu’. “We hebben nu duidelijke grafische dashboards,” vertelt hij. “We plannen inkoop via een slimme replenishment-tool. Voorheen rekenden we alles uit in Excel, nu genereert een rekentool zelf inkoopvoorstellen. Dat is een grote verbetering. Het zorgt voor veel tijdbesparing en snelheid.”
Daardoor is er aan de inkoopkant veel veranderd. “Vroeger moesten we per artikel langs: wat is de voorraad, hoeveel moeten we inkopen, wat doet de markt, wat is de levertijd,” vertelt Jasper. “Nu leer je het systeem wat de regels van de inkoop zijn en krijg je met één druk op de knop een voorstel. Dit scheelt veel tijd, én je vergeet niets meer.”
Naast de technische modernisering speelde nog een tweede belangrijke ambitie: verdere professionalisering van het magazijn. Grensland Zuivel wilde barcodescanning inzetten op in- en uitgaande voorraadbewegingen om sneller te kunnen werken en fouten te verminderen.
Die wens sluit logisch aan op de aard van de organisatie. In een omgeving met voorraad, orderstromen en logistieke bewegingen levert elke handmatige stap risico op vertraging, fouten of extra controlewerk op. Door scanning aan het proces toe te voegen, ontstaat meer zekerheid op de werkvloer en betere datakwaliteit in het ERP-systeem.
“Door scanning aan het proces toe te voegen, ontstaat meer zekerheid op de werkvloer en betere datakwaliteit in het ERP-systeem,” legt Jasper uit. “Via scanning hebben we FIFO geborgd. We registreren batches en THT, waardoor ik per artikel kan zien aan wie het is verkocht. Voorheen moesten we allerlei lijsten uitdraaien en gegevens vergelijken. Dit is een hele stap vooruit: traceerbaarheid is belangrijk voor de voedselveiligheid.”
AccountOne begeleidde Grensland Zuivel bij de implementatie van Visma Net Financials en Logistics als centrale ERP-oplossing. Daarmee kreeg de organisatie één geïntegreerde cloudomgeving voor zowel financiële als logistieke processen, passend bij handelsorganisaties die behoefte hebben aan centraal inzicht en ondersteuning van processen.
De oplossing bestond uit meerdere onderdelen die samen één toekomstbestendige inrichting vormen:
De combinatie van ERP, scanning en integraties maakte dit tot een effectieve oplossing voor het moderniseren van alle kernprocessen. Door de vele koppelmogelijkheden biedt het systeem ook ruimte voor verdere automatisering van handmatig werk.
Jasper ziet dat de oplossing in de praktijk goed uitpakt: “We hebben een webshop aan de andere zijde en die draait perfect samen met Visma Net. Het systeem helpt ons om slimmer in te kopen en om voorraad en orders beter te volgen. Dat voorkomt fouten, scheelt backorders en zorgt uiteindelijk voor meer tevreden klanten.”
Na de implementatie zijn meerdere structurele knelpunten weggenomen.
“We wilden een omgeving die vandaag stabiel draait en met ons meegroeit,” vat Jasper samen. “Met Visma Net en AccountOne werken finance, logistiek en webshop beter samen en kunnen we sneller sturen op cijfers.”
Grensland Zuivel werkte al meer dan 10 jaar samen met AccountOne, voorheen rondom AccountView. Die relatie is voortgezet in het traject naar Visma Net.
“Ik vind de samenwerking prettig,” vertelt Jasper. “De migratie naar Visma Net was goed doordacht, met vooraf een duidelijk plan voor inrichting, eisen vanuit onze webshop en rekening houdend met onze prijssystematiek. Ook bij uitdagingen loopt AccountOne niet weg voor zijn verantwoordelijkheden. Samen hebben we de schouders eronder gezet.”
Tijdens de implementatie waren er uiteraard hobbels, maar die zijn volgens Jasper professioneel aangepakt. “De projectmanager heeft alles gestructureerd door laten lopen. We hebben daarnaast een vaste consultant als aanspreekpunt, dat werkt prettig. Hij kent onze processen, denkt mee bij optimalisaties en zorgt dat Visma Net echt aansluit op onze werkwijze.”
Na ongeveer een jaar werken met de nieuwe omgeving merkt Jasper ook dat de organisatie toe is aan verdieping. “Het is net als bij een nieuwe auto: in het begin moet je alle functies ontdekken, maar na een jaar voelt het vertrouwd. Nu is er ruimte om te verdiepen, dashboards te verbeteren en nog betere inzichten te krijgen.”
De overstap naar een nieuw ERP-systeem is geen lichte beslissing. Dat onderstreept Jasper graag richting andere handelsbedrijven die een vergelijkbare stap overwegen.
“Bel Albert,” lacht hij. “Een boekhoud- en ERP-systeem is precair, overstappen doe je niet zomaar. Je moet je realiseren hoeveel impact het heeft op je dagelijkse werk en iedereen goed meenemen in de verandering.”
Hij vervolgt: “Je voelt je in een nieuw systeem even onthand, maar met een partner die je ontzorgt, zoals AccountOne, kom je daar goed doorheen.”
Tot slot benadrukt Jasper het belang van blijven doorontwikkelen. “Blijf optimaliseren. Nu zijn er weer nieuwe AI-mogelijkheden, blijf zoeken naar hoe dit jouw bedrijf en de processen verder kan verbeteren.”
Een belangrijk resultaat van de overstap is dat financiële, logistieke en commerciële processen nu veel meer samenkomen in één centraal systeem. Daardoor heeft Grensland Zuivel meer grip op de operatie en heeft het minder te maken met verschillende oplossingen en handmatige tussenstappen.
Ook op rapportagevlak is vooruitgang geboekt. Rapportages die voorheen handmatig werden samengesteld, zijn gestandaardiseerd en voorbereid op verdere optimalisatie met OneStop Reporting. Dat betekent minder handwerk, snellere beschikbaarheid van stuurinformatie en een betere basis voor professionele managementinformatie.
Met de overstap naar Visma Net beschikt Grensland Zuivel nu over een stabiele, schaalbare en volledig cloudgebaseerde ERP-omgeving. De organisatie heeft daarmee een sterk fundament gelegd voor verdere optimalisatie van magazijn, finance en rapportage. AccountOne blijft Grensland Zuivel ondersteunen bij verdere optimalisatie, onder meer op het gebied van rapportage, inzicht en procesverbetering.
Wil je net als Grensland Zuivel een toekomstbestendig ERP-fundament in de cloud neerzetten? Lees meer over Visma Net of neem contact op voor een verkennend gesprek.