Bedrijfsprocessen automatiseren begint bij het proces, niet bij het pakket
De vraag die je stelt, is zelden welk pakket je nodig hebt. Het is waarom de maandafsluiting drie weken duurt, of waarom niemand weet wat er in het magazijn ligt.
Daar kijken wij eerst: waar tijd weglekt, welke informatie ontbreekt. Pas daarna volgt de softwarekeuze, als logisch gevolg, niet als gok. De software is het middel, jouw organisatie het doel.
Het knelt meestal niet ín een proces, maar ertussen
Vraag een directie waar het misgaat en het antwoord gaat zelden over één afdeling. Verkoop doet precies wat het moet doen, het magazijn ook, en toch klopt de marge niet. Dat komt doordat de overdracht tussen processen handwerk is geworden.
Je ziet het op de plekken waar informatie van de ene afdeling naar de andere moet:
- Een order wordt in het verkoopsysteem ingevoerd en daarna nog een keer in de administratie, waardoor niemand meer precies weet welke versie klopt
- Uren worden geschreven in een urensysteem, maar de projectbegroting staat in Excel, dus de projectleider ziet een overschrijding pas als de controller ernaar vraagt
- Het salarisbureau levert een verzamelstaat aan die iemand handmatig doorboekt, waardoor personeelskosten per afdeling altijd een maand achterlopen
- Voorraadmutaties worden 's avonds verwerkt, dus de verkoper die 's ochtends belt, belooft iets wat er niet meer ligt
Wij kijken daarom nooit naar één proces alleen. De vraag is niet alleen hoe je finance inricht, maar ook wat logistiek, projecten en HR daaraan moeten leveren om tot één betrouwbaar beeld te komen.
Van proces naar oplossing
Als duidelijk is waar het knelt, wordt de softwarekeuze overzichtelijk. In de praktijk komt het meestal neer op één van deze richtingen.
Visma Net
Cloud-ERP voor organisaties die meerdere processen in één omgeving willen brengen. Finance, logistiek, projecten, CRM en HR draaien in hetzelfde systeem, met meerdere bv's of vestigingen onder één dak. Je kiest hiervoor als de samenhang tussen processen het knelpunt is.
AccountView
Modulaire bedrijfssoftware met een sterke financiële kern, die je uitbreidt met handel, projecten of accountancy. Je kiest hiervoor als de financiële administratie de spil is en je gericht wilt uitbreiden, zonder je hele omgeving te vervangen.
Koppelingen en apps
Vullen aan wat een pakket niet doet. Denk aan scan- en herkensoftware, een webshopkoppeling, barcodescanning in het magazijn, planningssoftware of rapportage in Power BI. Vaak is dat de snelste winst: niet alles vervangen, maar de schakels ertussen wegwerken.
AccountOne: de partner die naar het geheel kijkt
De meeste softwareleveranciers kennen hun pakket. Wij kennen bedrijven. Dat verschil merk je zodra het schuurt tussen afdelingen, want dan gaat het niet meer over functionaliteit maar over de vraag hoe je organisatie in elkaar zit en hoe je erop wilt sturen.
AccountOne helpt groeiende mkb-organisaties bouwen aan een fundament waarin finance, logistiek, projecten en personeel als één geheel werken. We denken mee op managementniveau: welke informatie heeft de directie nodig, waar zitten de risico's, en wat betekent groei voor de manier waarop je werkt. Vanuit dat beeld richten we in, verbinden we systemen en zorgen we dat een wijziging op de werkvloer direct doorwerkt in je cijfers.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
- Adviseurs die je organisatie kennen, niet alleen de software
- Meedenken over de samenhang tussen je processen, zodat je op één beeld kunt sturen
- Een inrichting die past bij hoe jij stuurt, in stappen die je organisatie aankan
- Proactief advies als je organisatie groeit of je informatiebehoefte verandert
- Vaste consultants met korte lijnen, ook jaren na de livegang
Waar loopt het bij jou vast?
Vertel in een kort gesprek waar je tegenaan loopt. We kijken samen welk proces de meeste winst oplevert en welke stap logisch is.
Veelgestelde vragen over bedrijfsprocessen
Het traject is per module opgezet, niet als een vaste reeks weken. Eerst de ambitie en de projectplanning, bij logistiek ook een inventarisatie. Daarna per onderdeel dezelfde drie stappen: de keuzes vastleggen, e-learning voor de key-user, akkoord van de key-user. Dat geldt voor grootboek, bank en kas, debiteuren, crediteuren, AutoInvoice, Approval, en als het bij de klant hoort ook voorraad, inkoop, verkoop, projecten en uren.
Aan het eind volgt de beginbalans en de voorbereiding van de live-omgeving: toegangsrechten, beginsaldi, en het aanmaken van de live-omgeving vanuit het sjabloon van de validatieomgeving. Daarna de demo-acceptatie en livegang. Optimalisatie staat buiten de scope van het implementatieplan. Wat er na livegang nog bij komt, is nazorg of een vervolgafspraak, geen stille uitbreiding van het project.
Reken voor de eigen organisatie op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Schatten wij tien dagen, dan kost het de klant vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer. Vanuit AccountOne zitten er een implementatieconsultant en een projectleider op. Koppelingen doet de consultant vaak zelf, soms een interne specialist.
Dit is iets anders dan Fast Track (vraag 7). Fast Track is een vast zesweekstraject voor Visma Net Financieel. Een gewone Visma Net-implementatie volgt de modules die de klant nodig heeft.
Het grootste risico bij een ERP-overstap zit niet in de software. Een traject loopt zelden vast op techniek, maar op procesverandering en gebruikersacceptatie. De inrichting staat, en toch werkt de afdeling nog op de oude manier door omdat de nieuwe manier nog niet is geadopteerd.
Daarnaast zien we drie risico's terugkomen, alle drie herkenbaar voordat ze misgaan.
Het eerste is te weinig eigen tijd. Reken op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Als wij tien dagen nodig denken te hebben, kost het de eigen organisatie vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer. Wie die uren niet vrijmaakt, loopt vertraging op zonder dat er iets aan de software mankeert.
Het tweede is wat pas tijdens het project boven water komt. In de offertefase is niet alles bekend, en juist een proces dat "altijd al zo ging" blijkt soms een uitzondering te bevatten die nergens is vastgelegd.
Het derde zijn koppelingen. Zodra er meerdere systemen aan elkaar hangen, komen de vragen: welk systeem is leidend, hoe worden velden tussen systemen vertaald en wat gebeurt er als een van de twee een update krijgt. Dat is te overzien, maar niet als het pas laat in het traject aan de orde komt.
Voorkomen doe je dit niet met een strakkere planning, maar door deze drie punten vooraf hard te maken: wie levert welke uren, welke processen zijn nog niet doorgelicht, en welke koppelingen horen erbij. AccountOne adviseert hiervoor een vooronderzoek uit te voeren, alvorens met de implementatie wordt gestart.
Sinds 1 januari 2023 zijn 67 implementaties afgerond. Dat cijfer hoort bij de ervaring, niet bij een belofte dat jouw traject even lang duurt.
AccountView is een financieel pakket met aanvullende modules voor onder meer handel, projecten en rapportage. Visma Net is een volledig cloudgebaseerd ERP-systeem. Technisch is het verschil goed zichtbaar: AccountView is een Windows-toepassing die op je eigen server of gehost draait, met vanaf versie 2026 ook een webextensie, terwijl Visma Net volledig in de browser werkt zonder eigen server.
De keuze gaat in de praktijk minder over functionaliteit en meer over hoever je wilt gaan. Wil je een sterke financiële administratie met vertrouwde detaillering, dan is AccountView een goede keuze. Werk je met meerdere vestigingen en heb je bijvoorbeeld een gedeelde voorraad, dan heeft Visma Net de voorkeur: processen over vestigingen heen komen dan in de cloudomgeving samen. Ook op functiescheiding gaat Visma Net verder, met rolgebaseerde autorisatie en goedkeuringsniveaus, waar AccountView vooral financieel sterk is.
Visma Net reken je per omgeving, niet per gebruiker. De basisbundels staan bij vraag 6.
Ja. Bankkoppelingen zitten bij Visma Net in de Financials-bundel (vijf stuks inbegrepen). Webshops, marktplaatsen, scanning, CRM en factuurverwerking koppelen we via de API of via een bestaande connector. Leveranciers die we bij naam mogen noemen: AutoInvoice, Elvy, SuperOffice, Payhawk, BX en BrancheView.
Welk systeem leidend is, welke velden overgaan en wat er gebeurt bij een update, horen in het vooronderzoek. Dat is meestal waar een koppeling misgaat, niet of de API bestaat.
Dat hangt af van de serviceovereenkomst. Heeft de klant die, dan blijft de implementatieconsultant betrokken bij optimalisatie en gaan de korte vragen naar support. Heeft de klant die niet, dan pakt support in principe alles op. De eerste maanden blijft de implementatieconsultant dan op de achtergrond betrokken, zodat kennis van de inrichting niet ineens weg is.
Dat er na livegang nog vragen komen, is normaal. Een traject loopt zelden vast op techniek, maar op gewenning.