De cijfers van vorige maand zijn er nog steeds niet. Je team matcht bankafschriften, zoekt facturen en brengt administraties in Excel samen tot één overzicht. Tegen de tijd dat het rapport klaar is, gaat het gesprek nog over of de cijfers kloppen, niet over wat je ermee doet.
Dit speelt bij groeiende mkb-organisaties waar de financiële administratie niet meer meegroeit: meer facturen, meer klanten, misschien meer bv's.
Je herkent het waarschijnlijk als:
Vaak is het de controller of financieel manager die dit als eerste voelt.
In vrijwel elke financiële afdeling zit het tijdverlies op dezelfde vier plekken. Het zijn zelden de ingewikkelde vraagstukken. Het is het herhalende werk eromheen.
Bankverwerking. Afschriften downloaden, inlezen, handmatig matchen met openstaande posten en betaalopdrachten klaarzetten in een apart banksysteem. Elke week opnieuw.
Inkoopfacturen. Facturen komen binnen via mail, post en portalen. Iemand moet ze rondsturen voor goedkeuring, eraan herinneren, en ze daarna overtypen. Fouten en vertraging ontstaan hier, niet in de boeking zelf.
Aangiften. Btw- en ICP-aangifte via een export, een controle en een handmatige invoer. Werk dat geen enkele denkkracht toevoegt, maar wel risico oplevert.
Rapportage en consolidatie. Het overzicht dat de directie wil, bestaat uit gegevens uit meerdere bronnen die iemand elke maand opnieuw samenvoegt. Zodra er één administratie bijkomt, groeit dat werk mee.
Zodra er een tweede of derde entiteit bijkomt, verandert de aard van het werk. Stamdata staan op meerdere plekken, intercompany-boekingen moeten aan beide kanten kloppen en de consolidatie is een maandelijkse puzzel geworden die maar door één persoon opgelost kan worden.
Dat is precies het moment waarop losse administraties niet meer voldoen. In een omgeving waarin entiteiten onder één dak draaien, deel je stamdata, verwerk je intercompany-transacties automatisch en rol je een consolidatie uit zonder tussenstappen. Belangrijker nog: je kunt vergelijken. Per bv, per vestiging, per kostenplaats, in hetzelfde overzicht.
De modulaire route. Je bouwt verder op een sterke financiële kern en breidt uit met debiteuren- en crediteurenbeheer, bankkoppeling, kostenplaatsen en rapportages. Passend als de financiële administratie de spil is en je gericht wilt uitbreiden.
De cloudroute. Het volledige financiële proces in één omgeving, met dimensies in plaats van een vast rekeningschema, ingebouwde rapportage en meerdere entiteiten onder één dak. Passend als je organisatie groeit in complexiteit en entiteiten.
Soms is vervangen niet nodig. Met digitale factuurverwerking, scan- en herkensoftware of een koppeling met een uitgavenapp (denk aan Payhawk) haal je een groot deel van het handwerk weg, binnen je huidige omgeving.
Een financiële administratie die klopt, is het gevolg van processen die ervoor liggen. De marge in je rapportage klopt pas als de voorraadwaardering klopt. De projectomzet klopt pas als de uren op tijd geschreven zijn. Personeelskosten per afdeling kloppen pas als de salarisverwerking doorloopt naar het grootboek.
Daarom kijken we bij finance altijd verder dan finance. Werk je met voorraad, dan raakt dit handel en logistiek. Werk je projectmatig, dan raakt het projecten en uren. Zijn personeelskosten je grootste post, dan raakt het HR en payroll. Die samenhang bepaalt of je aan het eind van de maand één beeld hebt of vier.
Een goed ingerichte administratie is geen doel op zich. Het doel is dat je als directie of managementteam op tijd de juiste beslissing kunt nemen, op cijfers waar niemand aan twijfelt. Die vraag is waar wij mee beginnen: wie heeft welke informatie nodig, op welk moment, en wat moet er dan achter de schermen kloppen.
AccountOne werkt voor groeiende mkb-organisaties waarin finance de plek is waar alles samenkomt. We denken mee over je rekeningschema en je dimensies, maar net zo goed over de vraag of je op vestiging, product of klant wilt kunnen sturen. Daarna zorgen we dat de rest van je organisatie daarop aansluit. En als je over twee jaar een bv erbij koopt of anders wilt gaan rapporteren, zijn we er nog.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
Functiescheiding betekent dat de handelingen rond een geldstroom niet bij een persoon liggen. Wie een factuur vastlegt, keurt hem niet zelf goed, en wie goedkeurt doet niet ook de betaling. Het doel is niet wantrouwen maar controle: een fout valt eerder op, en misbruik vraagt medewerking van iemand anders.
Het 4-ogen-principe is de praktische invulling daarvan: minstens twee verschillende mensen hebben het document gezien voordat het definitief is.
Hoe dat in Visma Net werkt. In een goedkeuringsworkflow is 4-ogen goedkeuring een instelling die je aanzet. Blijkt een document maar door een persoon te zijn goedgekeurd, dan voegt het systeem een terugvalstap toe: het gaat dan alsnog naar een lijst van minimaal twee andere goedkeurders, waarbij die eerste persoon zelf is uitgesloten. Een van die anderen moet dan nog goedkeuren. Je regelt het dus in de inrichting en niet in de werkafspraak, en dat is het verschil met een principe dat alleen op papier bestaat.
Hoe dat in AccountView werkt. Daar loopt het via de module Betalingsfiattering. Openstaande betalingsposten worden geblokkeerd en kunnen alleen worden gedeblokkeerd door de fiatteringsmedewerker. Welke medewerkers dat mogen, regel je met de toegangsbeveiliging. Voor orders is er een vergelijkbare route met het fiatteren van verkoop- en inkooporders.
Scan en herken software leest een inkoopfactuur uit en zet de gegevens klaar als boekingsvoorstel: leverancier, bedrag, btw en grootboekrekening. Je controleert en keurt goed, in plaats van dat je de factuur overtypt. De PDF blijft als bijlage aan de boeking hangen.
Heeft een klant nog geen oplossing, dan is AutoInvoice van Visma de logische keuze, omdat het geintegreerd is in de software van AccountView en van Visma Net. Heeft de klant al Elvy of is meer grip op de herkenning nodig, dan laten we de keuze bij de klant. Doet de klant ook logistiek, dan adviseren we Elvy.
Beide kunnen functiescheiding ondersteunen. Visma Net gaat verder: rolgebaseerde autorisatie, goedkeuringsniveaus en een 4-ogeninstelling in de workflow, inclusief audit trail. AccountView is sterker op het financiële stuk, met fiattering van betalingen en orders via toegangsbeveiliging.
Voor een mkb met drie mensen op de administratie is het eerlijke antwoord hetzelfde als bij vraag 19: je splitst wat je kunt splitsen, en je legt vast wie wat heeft gedaan.
Je maakt per documenttype een workflow met stappen. Per stap leg je vast wie goedkeurt en of die stap afhankelijk is van het bedrag. Er kan een workflow per documenttype actief zijn, en je kunt de nieuwe versie eerst met een simulator testen voordat je hem live zet.
Het advies dat we in de praktijk geven: begin met de route die nu feitelijk gevolgd wordt, ook als die niet ideaal is. Een workflow die klopt met de werkelijkheid wordt gebruikt, een ideale route wordt omzeild.
Ja, met de app, beschikbaar voor iOS en Android voor klanten met een Approval-licentie. Je ziet daar dezelfde taken als in de browser, dus je kunt onderweg goedkeuren zonder dat er een tweede administratie ontstaat.
