Stichting Beroepsopleiding tot Sportarts, kortweg SBOS, verzorgt samen met het overkoepelende Sportgeneeskunde Nederland de opleiding tot sportarts. Achter die opleiding schuilt een organisatie met meerdere vestigingen en duizenden leden, van wie de gegevens, facturen en lidmaatschappen nauwkeurig bijgehouden moeten worden. Voor het financiële team was dat een terugkerende puzzel: hoe stel je snel een goede selectie van leden samen voor een mailing, en hoe hou je overzicht als de administratie over meerdere entiteiten verspreid is?
SBOS werkte al langer met AccountView en vroeg AccountOne in 2021 om deze software uit te breiden met CRM-functionaliteiten, zodat gerichte selecties van leden gemaakt konden worden. Dat kon in AccountView, de contacten lagen er al vast en kenmerken waren eenvoudig toe te kennen. Het zou echter wel maatwerk vergen, wat de onderhoudbaarheid van het systeem niet ten goede kwam. Bovendien bood AccountView geen mogelijkheid voor geavanceerde mailings.
Na een inventarisatie stelde AccountOne voor om niet te blijven pleisteren, maar SBOS te migreren van AccountView naar Visma Net, gekoppeld aan het CRM-systeem SuperOffice. Zo gezegd, zo gedaan. Via een API-integratie lopen NAW-gegevens, kenmerken, facturen en openstaande posten sindsdien in beide systemen automatisch gelijk, en beschikt SBOS over één centrale CRM-database waar het hele team toegang toe heeft.
Financieel manager Joan van Vliet merkt het verschil in de praktijk. “Door het digitaliseren van de inkoop verloopt het afhandelen van facturen een stuk gemakkelijker. De bank is ook altijd up-to-date, dat werkt erg prettig,” vertelt ze. Ook het overzicht over de vier vestigingen is toegenomen: “Het is prettig om alle entiteiten in één systeem te hebben. Je kunt makkelijk wisselen tussen bedrijven en overzicht houden.”
Met Visma Net en SuperOffice heeft SBOS een cloudomgeving waarin financiën en ledenbeheer samenkomen, tegen lagere kosten dan in de oude situatie. Wil je ook meerdere entiteiten financieel beheren vanuit één overzichtelijk systeem?