Heldere antwoorden op veelgestelde vragen

Handelsbedrijven. Wevers Sport, Neofollics, Stone Age, Estivo Trading, Spronk Bakkerijmachines, Grensland Zuivel, Orissa

Transportbedrijven. K. Greving Transport, Agro World, Raamsman, Hesselman

Financiele dienstverleners. GHW assurantiegroep, Thoma, SBOS, Guardian Group Nederland

Groeiende mkb-organisaties. Ten Hag (22 administraties in een omgeving), Hytres, Pro Water, SendSmart

Flexbedrijven. Cirqon (HR-processen in Visma Net)

Wat we hard kunnen maken:

Schaal en samenstelling. Twaalf mensen, waarvan zes consultants: drie senior, twee medior en een junior. Je werkt met iemand die de kilometers heeft gemaakt, en de junior leert mee in plaats van dat hij alleen wordt gezet.

Continuiteit. Valt jouw vaste consultant weg, dan neemt een collega over. Kan de vraag wachten tot je eigen consultant terug is, dan is dat onze voorkeur, want die kent jouw inrichting. Dat is een keuze: iemand anders erop zetten is sneller op papier, maar niet altijd beter.

Eerlijkheid over wat het je kost. We zeggen vooraf dat een implementatie de eigen organisatie ongeveer tweemaal onze inschatting aan uren kost. Dat is geen prettige boodschap in een verkoopgesprek, maar het is wel de reden dat trajecten vastlopen als niemand het zegt.

Verankering bij Visma. Visma Expert Center. Meer dan 800 actieve klanten, 67 implementaties sinds 1 januari 2023.

Visma Expert Center is een status die Visma toekent aan partners die aantoonbaar kennis en ervaring hebben met hun software. Het is geen keurmerk dat je aanvraagt en houdt, het wordt opnieuw beoordeeld. Praktisch betekent het twee dingen. Er is een korte lijn naar Visma zelf als een vraag niet met inrichting op te lossen is, en de kennis zit bij meerdere consultants in plaats van bij een. Dat laatste is relevant op het moment dat jouw vaste consultant er een periode niet is.

AccountOne heeft meer dan 800 actieve klanten. Sinds 1 januari 2023 zijn 67 implementaties afgerond.

Ja. Een gebruikelijke knip is eerst de kern en later een uitbreiding, bijvoorbeeld het goedkeuren van inkoopfacturen, of scanning als je handel gebruikt. Bij meerdere entiteiten kan de ene alleen financieel zijn en de andere handel plus financieel: dan ga je eerst met de financiële entiteit live, daarna met handel. Het is ook voorgekomen dat een klant dertig vestigingen had, waarvan eerst twintig live gingen en later tien, omdat de activiteiten totaal anders waren.

Projecten gaan op nacalculatie, behalve Fast Track. In de offerte staat een inschatting. Je betaalt de uren die we maken. Extra uren voor dezelfde scope gaan ook op nacalculatie.

Na oplevering test de opdrachtgever. Wijkt de inrichting af van de specificatie, of blijkt de voorstelling anders: aanpassen op nacalculatie. Voldoet het wél, maar komen er extra wensen: meerwerk en een nieuwe prijsopgave, als aparte opdracht.

Uitloop komt in de praktijk vaak door te weinig eigen uren, onderschatting, zaken die in de offerte nog niet bekend waren, of koppelingen.

Ja. De training bestaat uit e-learning en begeleiding op de werkplek bij de key-user, en waar dat past doen we een deel met een groep. Welke mix het wordt, hangt af van de grootte van de organisatie, hoeveel mensen er op de afdeling werken en wat de klant zelf wil.

De leercurve meten we niet in weken na livegang, maar op het moment van livegang zelf. Dan moet de key-user de basisprocessen aankunnen, en ook alle bedrijfskritische processen. Per module is er daarvoor al een akkoord geweest, dus livegang is geen verrassing.

Het belangrijkste is niet hoeveel mensen, maar hoeveel tijd. Reken op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Schatten wij tien dagen, dan kost het de eigen organisatie vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer.

Afhankelijk van de grootte van de klant werk je met een key-user, of met twee, bijvoorbeeld een voor financieel en een voor logistiek. Een interne projectleider heeft de ene klant wel en de andere niet. Vanuit AccountOne zitten er een implementatieconsultant en een projectleider op. Koppelingen doet de consultant vaak zelf, soms pakt een interne specialist dat op.

Per module is er een akkoord van de key-user. Die persoon moet het proces kennen en na livegang het eerste aanspreekpunt zijn voor collega's.

Het traject is per module opgezet, niet als een vaste reeks weken. Eerst de ambitie en de projectplanning, bij logistiek ook een inventarisatie. Daarna per onderdeel dezelfde drie stappen: de keuzes vastleggen, e-learning voor de key-user, akkoord van de key-user. Dat geldt voor grootboek, bank en kas, debiteuren, crediteuren, AutoInvoice, Approval, en als het bij de klant hoort ook voorraad, inkoop, verkoop, projecten en uren.

Aan het eind volgt de beginbalans en de voorbereiding van de live-omgeving: toegangsrechten, beginsaldi, en het aanmaken van de live-omgeving vanuit het sjabloon van de validatieomgeving. Daarna de demo-acceptatie en livegang. Optimalisatie staat buiten de scope van het implementatieplan. Wat er na livegang nog bij komt, is nazorg of een vervolgafspraak, geen stille uitbreiding van het project.

Reken voor de eigen organisatie op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Schatten wij tien dagen, dan kost het de klant vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer. Vanuit AccountOne zitten er een implementatieconsultant en een projectleider op. Koppelingen doet de consultant vaak zelf, soms een interne specialist.

Dit is iets anders dan Fast Track (vraag 7). Fast Track is een vast zesweekstraject voor Visma Net Financieel. Een gewone Visma Net-implementatie volgt de modules die de klant nodig heeft.

Standaard gaan mee: grootboek, debiteuren, crediteuren, betalingscondities, bank en kas, de beginbalans en de openstaande posten. De rest is optioneel, bijvoorbeeld incassocontracten, kostenplaatsen en kostensoorten. Historie is ook optioneel: de ene klant kiest voor saldi per grootboekrekening, de andere wil ook verkoophistorie. De oude gegevens blijven beschikbaar via een inkijklicentie.

Fouten voorkom je niet door harder te controleren aan het eind, maar door eerst in een validatieomgeving in te richten. De live-omgeving wordt daarna aangemaakt vanuit dat sjabloon. Per module is er een akkoord van de key-user voordat we verdergaan.

Het grootste risico bij een ERP-overstap zit niet in de software. Een traject loopt zelden vast op techniek, maar op procesverandering en gebruikersacceptatie. De inrichting staat, en toch werkt de afdeling nog op de oude manier door omdat de nieuwe manier nog niet is geadopteerd.

Daarnaast zien we drie risico's terugkomen, alle drie herkenbaar voordat ze misgaan.

Het eerste is te weinig eigen tijd. Reken op ongeveer het dubbele van de tijd die wij inschatten. Als wij tien dagen nodig denken te hebben, kost het de eigen organisatie vaak vijftien tot twintig dagen, soms iets meer. Wie die uren niet vrijmaakt, loopt vertraging op zonder dat er iets aan de software mankeert.

Het tweede is wat pas tijdens het project boven water komt. In de offertefase is niet alles bekend, en juist een proces dat "altijd al zo ging" blijkt soms een uitzondering te bevatten die nergens is vastgelegd.

Het derde zijn koppelingen. Zodra er meerdere systemen aan elkaar hangen, komen de vragen: welk systeem is leidend, hoe worden velden tussen systemen vertaald en wat gebeurt er als een van de twee een update krijgt. Dat is te overzien, maar niet als het pas laat in het traject aan de orde komt.

Voorkomen doe je dit niet met een strakkere planning, maar door deze drie punten vooraf hard te maken: wie levert welke uren, welke processen zijn nog niet doorgelicht, en welke koppelingen horen erbij. AccountOne adviseert hiervoor een vooronderzoek uit te voeren, alvorens met de implementatie wordt gestart.

Sinds 1 januari 2023 zijn 67 implementaties afgerond. Dat cijfer hoort bij de ervaring, niet bij een belofte dat jouw traject even lang duurt.

Ja, mits de complexiteit dat rechtvaardigt. Twee of meer juridische entiteiten, meerdere goedkeurders, logistiek gekoppeld aan finance of een serieuze rapportagebehoefte zijn aanleiding voor ERP, ook bij 20 medewerkers. Bedrijfsgrootte alleen is niet doorslaggevend — complexiteit en ambitie bepalen de keuze.

Zodra meerdere mensen aan hetzelfde consolidatiebestand werken, er versies zijn die niet overeenkomen of één medewerker de enige is die de opbouw begrijpt, is Excel een bedrijfsrisico. ERP met consolidatiefunctionaliteit zorgt dat gerealiseerde cijfers per entiteit automatisch samenkomen en eliminaties systematisch worden verwerkt.

Een maandafsluiting die langer dan vijf werkdagen duurt, wijst vaak op handmatige tussenkomsten die vermijdbaar zijn: intercompany-afstemming in Excel, handmatig samengestelde rapportages of ontbrekende automatische verwerking van bankafschriften en facturen. Financieel ERP lost dit op door processen te standaardiseren en automatiseren.

Een boekhoudpakket registreert transacties. Financieel ERP stuurt processen: wie mag wat goedkeuren, hoe worden kosten verdeeld over afdelingen, hoe sluit de voorraadwaarde aan op het grootboek, hoe worden meerdere entiteiten geconsolideerd. ERP is geschikt wanneer finance niet meer alleen registreert maar ook bewaakt, automatiseert en stuurt.

ESen boekhoudpakket volstaat als je één administratie hebt, weinig transacties en geen behoefte aan goedkeuringsprocessen of koppelingen met andere systemen. Je groeit eruit wanneer de maandafsluiting steeds langer duurt, consolidatie in Excel plaatsvindt, meerdere mensen facturen moeten goedkeuren of finance onvoldoende aansluit op logistiek of projecten. Voor de meeste bedrijven met 20 tot 100 medewerkers is dat het moment om naar financieel ERP te kijken.

Dat hangt af van wat je wilt veranderen. Wil je blijven werken zoals je nu doet, dan is hosting de route: dezelfde AccountView, alleen niet meer op je eigen server. Zijn er aanvullende wensen en extra functionaliteit nodig, dan kijken we wat beter past: hosting of AccountView Online. Visma Net komt in beeld als je native cloud wilt, vaak met wensen waar AccountView niet in kan voorzien.

Traagheid op een eigen server is dus niet automatisch een reden om van pakket te wisselen. Eerst de omgeving, daarna pas het product.

AccountView is een financieel pakket met aanvullende modules voor onder meer handel, projecten en rapportage. Visma Net is een volledig cloudgebaseerd ERP-systeem. Technisch is het verschil goed zichtbaar: AccountView is een Windows-toepassing die op je eigen server of gehost draait, met vanaf versie 2026 ook een webextensie, terwijl Visma Net volledig in de browser werkt zonder eigen server.

De keuze gaat in de praktijk minder over functionaliteit en meer over hoever je wilt gaan. Wil je een sterke financiële administratie met vertrouwde detaillering, dan is AccountView een goede keuze. Werk je met meerdere vestigingen en heb je bijvoorbeeld een gedeelde voorraad, dan heeft Visma Net de voorkeur: processen over vestigingen heen komen dan in de cloudomgeving samen. Ook op functiescheiding gaat Visma Net verder, met rolgebaseerde autorisatie en goedkeuringsniveaus, waar AccountView vooral financieel sterk is.

Visma Net reken je per omgeving, niet per gebruiker. De basisbundels staan bij vraag 6.

Blijf je op AccountView, dan kan bestaand maatwerk gewoon aangepast en doorontwikkeld worden. Stap je over naar Visma Net, dan gaat maatwerk niet mee: het is gebouwd op de techniek van AccountView, dus het wordt niet gemigreerd maar opnieuw beoordeeld.

Die beoordeling levert in de praktijk drie soorten uitkomsten op. Een deel van het maatwerk blijkt in Visma Net standaard beschikbaar, bijvoorbeeld goedkeuringsworkflows of eigen rapportages, en kan vervallen. Een deel is echt bedrijfseigen en essentieel voor het primaire proces; dan is bij AccountView blijven een legitieme keuze en soms is een overstap juist de manier om bewust van maatwerk af te komen, door de standaard te volgen en er een gespecialiseerde oplossing naast te zetten, bijvoorbeeld Visma Net in combinatie met een fieldservice-pakket.

Ben je al klant bij ons, dan kennen we je maatwerk en zit die beoordeling in het traject. Bij een nieuwe AccountView-klant doen we dat meestal als apart vooronderzoek.

Exact Globe Next heeft in maart 2026 het laatste volledige servicepack gekregen. Daarna komen er geen nieuwe servicepacks, beveiligingsupdates of bugfixes meer, en nieuwe wettelijke eisen zoals uitgebreide Peppol-facturatie worden alleen nog in Exact Globe+ ontwikkeld. Volgens de documentatie van Exact zelf blijft support op Globe Next nog beschikbaar tot eind 2027, met uitzondering van Salaris en e-facturatie. Je administratie blijft dus werken, maar loopt vanaf nu achter op wetgeving en beveiliging.

In de praktijk zijn er drie routes: mee naar Exact Globe+, over naar Exact Online, of overstappen naar een ander platform. Binnen Visma-software zijn AccountView en Visma Net de twee alternatieven. Wil je zo min mogelijk veranderen en vooral veilig doorwerken, dan is AccountView meestal de logische keuze: een herkenbaar financieel pakket met dezelfde detaillering, on-premise of gehost. Wil je dit moment gebruiken om echt naar cloud-ERP te gaan, met voorraad, projecten en koppelingen in een cloudomgeving, dan past Visma Net beter.

AccountView huur je als pakket. Solo Compleet is 55 euro per maand voor 1 gebruiker. Team begint bij 137,50 euro per maand voor 2 gebruikers (tot 5, extra gebruiker 18,50 euro per maand). Business begint bij 247,50 euro per maand voor 5 gebruikers. Onderhoud en updates zitten in de huur.

Host je bij AccountOne, dan komt daar per gebruiker per maand bij: Solo 37,55, Team 55,20, Business 71,25 euro, plus eenmalige installatie. Alle bedragen exclusief btw. Modules boven de bundel staan in de prijslijst achter download. Koop bestaat nog, maar verkopen we bijna niet. Wie dat wil, neemt contact op.

Ja. Visma Net heeft een API waarmee je gegevens kunt lezen en schrijven, bijvoorbeeld orders, relaties en financiële documenten. AccountView heeft een eigen Web-API, voor Team en Business.

Wat je ermee kunt, hangt af van het proces: webshoporders binnenhalen, een WMS voeden, of een rapportage vullen. De API is het kanaal, niet de koppeling zelf. Die bouw of configureer je per combinatie van systemen.

Ja. Bankkoppelingen zitten bij Visma Net in de Financials-bundel (vijf stuks inbegrepen). Webshops, marktplaatsen, scanning, CRM en factuurverwerking koppelen we via de API of via een bestaande connector. Leveranciers die we bij naam mogen noemen: AutoInvoice, Elvy, SuperOffice, Payhawk, BX en BrancheView.

Welk systeem leidend is, welke velden overgaan en wat er gebeurt bij een update, horen in het vooronderzoek. Dat is meestal waar een koppeling misgaat, niet of de API bestaat.

Fast Track is de vaste implementatie van Visma Net Financieel door AccountOne. Gemiddeld zes weken tot livegang, voor een vaste prijs van 10.000 euro, gericht op organisaties van 25 tot 500 medewerkers. De scope ligt vast voor je begint: intake in week 1, inrichtingsworkshop in week 1 en 2, configuratie en datamigratie in week 2 en 3, test in week 4, livegang in week 5 en 6. Intern rekenen we op 4 tot 6 uur per week.

Dit verschilt van een gewone Visma Net-implementatie. Die loopt per module, met akkoord van de key-user per onderdeel, en de doorlooptijd hangt af van wat de klant wil. Fast Track is dus geen verkorte route naar de volle breedte van Visma Net. Het is een manier om snel te starten met Visma Net Financieel, ervaring op te doen en van daaruit te kijken hoe de verdere inrichting eruit moet zien.

Niet per gebruiker. Je betaalt per omgeving, met onbeperkt gebruikers en administraties. Financials, het instapabonnement, begint vanaf 550 euro per maand exclusief btw en bevat onder meer consolidatie, vaste activa, goedkeuring, CRM, e-facturatie, intercompany, vijf bankkoppelingen en 250 facturen.

Voor Logistics, Project Accounting, verbruiksbundels en de serviceovereenkomst vind je de actuele prijzen in de prijslijst.

Een overstap is geen knop omzetten. Maatwerk gaat niet mee, en de historische gegevens blijven beschikbaar via een inkijklicentie op de oude omgeving. Wat standaard meekomt naar Visma Net: grootboek, debiteuren, crediteuren, betalingscondities, bank en kas, de beginbalans en de openstaande posten. De rest is optioneel, bijvoorbeeld incassocontracten, kostenplaatsen en kostensoorten. Historie is ook optioneel: de ene klant kiest voor saldi per grootboekrekening, de andere wil ook verkoophistorie.

De inrichting gebeurt eerst in een validatieomgeving. Pas als die klopt, wordt de live-omgeving aangemaakt vanuit dat sjabloon. Per module is er een akkoord van de key-user voordat we verdergaan.

Ja, met de app, beschikbaar voor iOS en Android voor klanten met een Approval-licentie. Je ziet daar dezelfde taken als in de browser, dus je kunt onderweg goedkeuren zonder dat er een tweede administratie ontstaat.

Op bedrag en op project wel, op crediteur niet als standaardinstelling. De goedkeurder wordt bepaald op basis van een bedraglimiet, de afdeling, de projectmanager van het project, een rol op een kostendrager, of gewoon op naam. Per filiaal kan het ook afwijken.

Wil je juist per leverancier een vaste goedkeurder, dan is dat geen instelling die je aanzet en moet je het anders oplossen.

Je maakt per documenttype een workflow met stappen. Per stap leg je vast wie goedkeurt en of die stap afhankelijk is van het bedrag. Er kan een workflow per documenttype actief zijn, en je kunt de nieuwe versie eerst met een simulator testen voordat je hem live zet.

Het advies dat we in de praktijk geven: begin met de route die nu feitelijk gevolgd wordt, ook als die niet ideaal is. Een workflow die klopt met de werkelijkheid wordt gebruikt, een ideale route wordt omzeild.

Scan en herken software leest een inkoopfactuur uit en zet de gegevens klaar als boekingsvoorstel: leverancier, bedrag, btw en grootboekrekening. Je controleert en keurt goed, in plaats van dat je de factuur overtypt. De PDF blijft als bijlage aan de boeking hangen.

Heeft een klant nog geen oplossing, dan is AutoInvoice van Visma de logische keuze, omdat het geintegreerd is in de software van AccountView en van Visma Net. Heeft de klant al Elvy of is meer grip op de herkenning nodig, dan laten we de keuze bij de klant. Doet de klant ook logistiek, dan adviseren we Elvy.

Te klein voor functiescheiding? Met drie mensen op de administratie kun je de taken niet volledig splitsen, en net doen alsof dat wel kan is het risico. Wat dan werkt: laat het systeem vastleggen wie wat heeft gedaan, zodat het achteraf controleerbaar is voor de directeur of de accountant. Visma Net legt die handelingen vast in een audit trail waarop je zelf analyses kunt maken.

Praktisch punt bij het inrichten: per documenttype kan er een workflow actief zijn, en je kunt de opzet eerst testen met de simulator voordat je hem activeert. Doe dat ook, want een workflow die vastloopt op een goedkeurder die er niet is, houdt de facturen tegen.

Een stap in de workflow kan afhankelijk zijn van het bedrag: onder een limiet, boven een limiet, of tussen twee grenzen. Die limieten definieer je zelf, per valuta. Zo gaat een kleine factuur alleen naar de teamleider, terwijl een groot bedrag ook langs de afdelingsmanager en de directie gaat.

Binnen een stap kun je meerdere regels zetten, zodat de goedkeurder per bedragklasse anders wordt bepaald. Dat scheelt losse workflows voor elke uitzondering.

Dat bepaal je zelf, en je legt het vast in de goedkeuringsworkflow per documenttype, niet per factuur. Per stap kies je hoe de goedkeurder wordt aangewezen: met naam, de afdelingsmanager, de projectmanager van het betreffende project, of iemand met een bepaalde rol op een kostendrager. Werk je met meerdere filialen, dan kun je per filiaal andere goedkeurders aanwijzen.

Zet je meerdere namen in een stap, dan krijgen ze allemaal de taak, maar hoeft er maar een goed te keuren.

Het 4-ogen-principe is de praktische invulling daarvan: minstens twee verschillende mensen hebben het document gezien voordat het definitief is.

Hoe dat in Visma Net werkt. In een goedkeuringsworkflow is 4-ogen goedkeuring een instelling die je aanzet. Blijkt een document maar door een persoon te zijn goedgekeurd, dan voegt het systeem een terugvalstap toe: het gaat dan alsnog naar een lijst van minimaal twee andere goedkeurders, waarbij die eerste persoon zelf is uitgesloten. Een van die anderen moet dan nog goedkeuren. Je regelt het dus in de inrichting en niet in de werkafspraak, en dat is het verschil met een principe dat alleen op papier bestaat.

Hoe dat in AccountView werkt. Daar loopt het via de module Betalingsfiattering. Openstaande betalingsposten worden geblokkeerd en kunnen alleen worden gedeblokkeerd door de fiatteringsmedewerker. Welke medewerkers dat mogen, regel je met de toegangsbeveiliging. Voor orders is er een vergelijkbare route met het fiatteren van verkoop- en inkooporders.

Functiescheiding betekent dat de handelingen rond een geldstroom niet bij een persoon liggen. Wie een factuur vastlegt, keurt hem niet zelf goed, en wie goedkeurt doet niet ook de betaling. Het doel is niet wantrouwen maar controle: een fout valt eerder op, en misbruik vraagt medewerking van iemand anders.

Beide kunnen functiescheiding ondersteunen. Visma Net gaat verder: rolgebaseerde autorisatie, goedkeuringsniveaus en een 4-ogeninstelling in de workflow, inclusief audit trail. AccountView is sterker op het financiële stuk, met fiattering van betalingen en orders via toegangsbeveiliging.

Voor een mkb met drie mensen op de administratie is het eerlijke antwoord hetzelfde als bij vraag 19: je splitst wat je kunt splitsen, en je legt vast wie wat heeft gedaan.

Ja, in Visma Net via Approval: stappen per documenttype, eventueel afhankelijk van het bedrag, met rollen of met naam. In AccountView via betalingsfiattering en orderfiattering, gekoppeld aan toegangsbeveiliging.

Meerdere niveaus is dus geen aparte module die je er later tegenaan plakt. Het is inrichting van wie mag vastleggen, wie mag goedkeuren en wie mag betalen. Uitwerking staat bij vraag 19 tot 23.

Backorders: ja. Wat je niet op voorraad hebt, blijft openstaan tot ontvangst of tot je de restantregel anders afhandelt.

Dropshipping, waarbij de leverancier rechtstreeks naar de klant stuurt, kan via een inkooporder vanuit de verkooporder. Dat is inrichting plus afspraak met de leverancier, geen aparte knop "dropship". Marktplaats-dropship met eigen tracking per kanaal is maatwerk of een koppeling, geen standaardvinkje.

AccountView Handel is de handelsmodule op AccountView: orders, voorraad, inkoop en verkoop in een Windows- of hosted omgeving, vertrouwd voor wie al financieel in AccountView zit. Visma Net Logistics is handel in de cloud, in dezelfde omgeving als finance, met vestigingen, webshopkoppelingen en scanning via BX.

Kies AccountView Handel als je groothandel vooral één administratie is en je de huidige manier van werken wilt houden. Kies Visma Net als je meerdere vestigingen, gedeelde voorraad, strakkere functiescheiding of native cloud wilt.

Ja. Meerdere magazijnen in één administratie kan in beide producten. Meerdere vestigingen met gedeelde voorraad is precies het punt waarop Visma Net meestal de voorkeur heeft (zie vraag 4).

AccountView kan meerdere administraties naast elkaar. Of dat handig is, hangt af van of die vestigingen dezelfde voorraad en dezelfde klanten delen.

Batch- en serienummers: ja, in Visma Net en in AccountView, als je die registratie aanzet op het artikel. Houdbaarheid (THT) kan mee op de partij.

FEFO, dus eerst de partij die het eerste verloopt, is geen automatisme dat je alleen aanvinkt. Dat volgt uit hoe je ontvangst, locatie en uitslag inricht, vaak samen met scannen. Of FEFO in jouw magazijn hard afgedwongen moet worden, hoort in de inventarisatie.

Ja. Bij Visma Net via BX, een aanvullende uitbreiding. Bij AccountView via BrancheView. In beide gevallen is het scannen gekoppeld aan de voorraad in het ERP, dus geen losse tellijst ernaast.

Ja. Orders komen via een koppeling binnen, voorraad gaat terug naar de shop zodat je niet oververkoopt. Welke shop het is (eigen webshop, marktplaats, B2B-portaal) bepaalt de connector, niet of het ERP het kan.

Voorraad in twee systemen bijhouden blijft het risico. Het ERP is leidend, de shop volgt.

Offerte wordt order, order wordt levering, levering wordt factuur. Elke stap neemt de regels en prijzen mee. Voorraad gaat af bij leveren, omzet bij factureren.

Dat werkt alleen als je de keten gebruikt. Typ je de factuur alsnog los, dan is er niets gewonnen. Koppelingen (webshop, EDI) komen op dezelfde keten binnen.

Ja. Zowel AccountView Handel als Visma Net kent prijsafspraken per klant of klantgroep: een vaste prijs, een staffel of een korting op de basisprijs. Die afspraak komt mee op de order, zodat je niet handmatig hoeft te overschrijven.

Hoe complex de staffels mogen zijn, hangt van de inrichting af. Uitzonderingen die alleen in iemands hoofd zitten, hoort het systeem niet.

Per artikel en per klant is dat standaardrapportage, in AccountView Handel en in Visma Net, zolang inkoopprijs en verkoopprijs in het systeem zitten. Per kanaal kan het als je het kanaal vastlegt op de order, bijvoorbeeld webshop versus binnendienst.

Wat je niet in de order zet, kun je later niet uitsplitsen. Dat is een inrichtingskeuze, geen extra pakket.

Ja, als je bestelpunten en levertijden inricht. Visma Net kan aanvullen via replenishment. AccountView Handel kent besteladvies op basis van voorraad en afspraken.

Automatisch is niet hetzelfde als ongezien. Meestal is het een voorstel dat de inkoper nog bevestigt, vooral bij seizoen, acties of levertijden die afwijken.

Door inkoop, verkoop en magazijn in hetzelfde systeem te laten lopen als de financiële administratie. De voorraadwaarde en de fysieke stand komen dan uit dezelfde bewegingen.

Een tweede voorraadbestand, in Excel of in de webshop als enige waarheid, is precies het dubbele bijhouden. De webshop mag meekijken, maar het ERP blijft leidend.

Door voorraad in het ERP bij te houden, per magazijn en per locatie, niet in een losse spreadsheet. Visma Net houdt dat bij in één omgeving, ook als je meerdere vestigingen hebt. AccountView Handel doet het per administratie, met locaties in het magazijn.

Scannen (BX of BrancheView) houdt die stand bij op het moment van ontvangst, verplaatsing of levering. Anders is "real-time" alleen zo actueel als de laatste handmatige boeking.

Uren niet of te laat boeken. Inkoop naast het project houden. Een taaktool gebruiken alsof dat de nacalculatie is. Te laat factureren omdat niemand de termijnen in het ERP zet. En een project open laten lopen terwijl het werk al klaar is, waardoor de marge nooit wordt afgerekend.

Voorkomen doe je dat met dezelfde discipline als bij een implementatie: wie boekt wat, op welk nummer, en wanneer is het project administratief dicht.

Ja. De voorcalculatie is de begroting bij start: uren, inkoop, verkoop. De nacalculatie is wat er werkelijk is geboekt. Het verschil is de afwijking.

Zonder voorcalculatie is nacalculatie alleen een eindstand. Dan weet je wat het kostte, niet of het volgens plan was.

Opbrengsten minus uren en inkoop op dat project. Dat rapport is er als de drie stromen op hetzelfde projectnummer landen.

Wat ontbreekt, scheelt in de marge: uren die op een algemeen nummer gaan, of inkoop die op een kostenplaats blijft. Eerst de boekingsregel, dan de kpi.

Door ieder uur, iedere inkoopfactuur en iedere verkoopfactuur op een project te boeken. Visma Net Project Accounting en AccountView Projecten zijn daarvoor bedoeld.

Zonder die boekingsplicht op het project is er achteraf niets op te tellen. De rapportage volgt de boeking, niet de planning.

Projectadministratie in ERP legt uren, kosten, inkoop en omzet op hetzelfde project. Je ziet of het project winst maakt, of je mag factureren, en hoe dat in de jaarrekening landt. Asana en soortgelijke tools plannen taken en deadlines. Ze weten niet wat het uur kost, wat er is ingekocht, of wat er al is gefactureerd.

Wie alleen taken wil verdelen, heeft geen ERP-projectenmodule nodig. Wie nacalculatie, onderhanden werk of termijnen factureert, wel.

De voordelen zijn dat je geen aparte applicatie nodig hebt waar ook weer licentiekosten voor betaald moeten worden. Het is wel belangrijk om te kijken of de gewenste processen worden ondersteund.

Basis-CRM in Visma Net is voldoende als je relaties, contacten en de koppeling met de administratie wilt. Verwacht je meer, dan een eigen CRM. Concreet: nieuwsbrieven versturen, of offertes automatisch laten ondertekenen, vraagt een eigen CRM.

Die grens is bewust. Het ERP houdt de administratie bij. Een eigen CRM neemt over waar marketing en verkoop een eigen proces nodig hebben.

CRM in Visma Net is de basis: relaties, contacten en de koppeling met orders en facturen zitten in hetzelfde systeem. Een los CRM, bijvoorbeeld Hubspot of SuperOffice, komt ernaast als je meer wilt dan die basis.

Het verschil is niet "wel of geen CRM", maar waar de grens ligt. Wat in het ERP zit, deelt debiteuren, orders en facturen zonder overzetten. Wat in Hubspot of SuperOffice zit, is bedoeld voor marketing en verkoopprocessen die het ERP niet dekt.

Niet als algemene wettelijke plicht voor elk mkb. Wat de accountant wél vaak vraagt, is dat vastleggen, goedkeuren en betalen niet bij dezelfde persoon liggen, of dat in ieder geval achteraf te zien is wie wat heeft gedaan.

Of dat "verplicht" is, hangt af van de omvang, de branche en de opdracht van de accountant. Het systeem kan het afdwingen. De afspraak met de accountant bepaalt hoe strak je het inricht.

Visma Net is geen tweede smaak van Twinfield, Exact Online, Yuki of Snelstart. Dat zijn boekhoudpakketten voor de administratie van de cliënt, vaak in de cloud, vaak samen met de ondernemer. Visma Net gaat veel verder. Daarin kun je dezelfde boekhouding voeren, plus wat een kantoor of een grotere cliënt extra nodig heeft: projecten, uren, voorraad, meerdere entiteiten.

Voor een accountantskantoor dat de boekhouding zelf doet, is Visma Net het pakket van de portefeuille. Alle cliëntadministraties in één systeem, van zzp tot holding. Het kantoor boekt, de cliënt levert stukken aan en kijkt mee waar dat nodig is. Wie Twinfield, Exact, Yuki en Snelstart naast elkaar laat staan, houdt meerdere werkwijzen en schema's in huis.

Heeft een cliënt zelf logistiek of meerdere vestigingen, dan groeit diezelfde Visma Net-administratie mee. Het blijft één platform, geen tweede pakket ernaast.

Dat hangt af van de serviceovereenkomst. Heeft de klant die, dan blijft de implementatieconsultant betrokken bij optimalisatie en gaan de korte vragen naar support. Heeft de klant die niet, dan pakt support in principe alles op. De eerste maanden blijft de implementatieconsultant dan op de achtergrond betrokken, zodat kennis van de inrichting niet ineens weg is.

Dat er na livegang nog vragen komen, is normaal. Een traject loopt zelden vast op techniek, maar op gewenning.

Een MCP Visma-connector is een koppeling waarmee je AI-assistenten, zoals Claude of ChatGPT, rechtstreeks kunt verbinden met financiële software van Visma, zoals Visma Net. MCP staat voor Model Context Protocol, een open standaard (oorspronkelijk ontwikkeld door Anthropic) die het voor AI makkelijker maakt om te communiceren met externe systemen en databases.

Wat kun je ermee?

Administratie via spraak of tekst. Je kunt een AI-agent opdrachten geven zoals "Maak een nieuwe klant aan", "Zet deze factuur klaar als concept" of "Zoek de gegevens op van leverancier X".

Tijd besparen. Je hoeft niet zelf door menu's in Visma te klikken; de AI voert de handelingen achter de schermen uit via de beveiligde API van Visma.

Flexibiliteit. Het werkt met diverse AI-omgevingen en clients die het MCP-protocol ondersteunen.

Ga daar niet zomaar van uit. Controleer eerst welke versie van de AI-tool je gebruikt, waar gegevens worden verwerkt, welke beveiligings- en verwerkersafspraken gelden en of de tool past binnen het beleid van jouw organisatie.

Voor gegevens met een vertrouwelijk of persoonlijk karakter is een zakelijke omgeving met passende afspraken en beveiligingsmaatregelen nodig. Gebruik nooit een publieke AI-tool als je niet zeker weet hoe gegevens worden opgeslagen, verwerkt of gebruikt.

Veilig AI-gebruik begint met een duidelijke vraag en zo min mogelijk gegevens. Kijk vervolgens of de gekozen AI-tool geschikt is voor het type data dat je verwerkt en of de gegevens binnen de afgesproken omgeving blijven.

Gebruik daarnaast menselijke controle. AI kan signaleren, samenvatten en adviseren, maar de uitkomst moet worden beoordeeld voordat die leidt tot een beslissing of actie. Dat is extra belangrijk bij financiële gegevens, persoonsgegevens, autorisaties en betalingen.

In OneStop Reporting kan Gaia helpen om een eerste opzet voor een rapport te maken. De Rapportage Agent kan vervolgens opvallende ontwikkelingen in omzet en kosten signaleren en een eerste toelichting of commentaartekst genereren.

De kwaliteit van de uitkomst blijft afhankelijk van de inrichting van de rapportage, de betrouwbaarheid van de gegevens en de vraag die je stelt. AI versnelt de eerste analyse, maar de financieel professional beoordeelt de uitkomsten en vertaalt die naar een toelichting, beslissing of vervolgonderzoek.

Het Financials Automation Dashboard maakt zichtbaar welk deel van een proces automatisch en welk deel handmatig verloopt. De eerste toepassing richt zich op crediteuren.

Documenten die binnenkomen via Visma AutoInvoice, Autoscan of een API worden in het dashboard meegenomen. In een getoond voorbeeld werd 82 procent automatisch verwerkt en 18 procent handmatig. De gegevens worden volgens de presentatie met ongeveer vijf tot tien minuten vertraging bijgewerkt.

Het dashboard helpt om kansen voor verdere automatisering zichtbaar te maken en ondersteunt het werken volgens rule by exception: standaardgevallen automatisch verwerken en aandacht richten op uitzonderingen.

Tijdens het event werden verschillende toepassingen getoond:

• Een verkooporder-agent die e-mails uit de orderinbox kan uitlezen en helpt bij het aanmaken van verkooporders.
• Een matchingagent voor bankverwerking die meerdere of opeenvolgende factuurnummers in één betaling kan herkennen.
• Smart Replacement, dat bestel- en vervangingsbeslissingen ondersteunt met AI.

De verkooporder-agent draait sinds de zomer van 2026 als pilot. Voor de matchingagent was een eerste MVP-uitrol voor september 2026 aangekondigd. In die eerste versie is matching van meerdere debiteuren binnen één transactie nog beperkt, tenzij hoofd- en subdebiteur aan elkaar zijn gekoppeld.

AI Connect is een koppellaag waarmee externe AI-assistenten en agents via MCP verbinding kunnen maken met Visma Net. Tijdens het event werden onder meer toepassingen met Microsoft Copilot en Plaud genoemd.

Dat biedt op termijn mogelijkheden om informatie uit Visma Net te combineren met AI-hulpmiddelen die medewerkers al gebruiken. Tegelijk vraagt dit om een zorgvuldige inrichting van autorisaties. Wanneer een AI-assistent gegevens namens een gebruiker kan opvragen of acties kan voorbereiden, moet duidelijk zijn welke rechten gelden en wie verantwoordelijk blijft voor controle en besluitvorming.

Gaia is de AI-gebaseerde assistent van Visma. De assistent kan op verschillende plekken binnen Visma Net helpen om informatie sneller te vinden, te ordenen en te beoordelen.

Tijdens Peple Connect werden onder meer toepassingen getoond voor het signaleren van risicovolle rolcombinaties, het groeperen van openstaande goedkeurtaken en het ondersteunen bij financiële analyses. Gaia is de opvolger van de eerdere Visma Net Assistant. De concrete mogelijkheden verschillen per onderdeel van Visma Net en worden stapsgewijs uitgebreid.