Sinds 2001 werkte Pro Water met een basale versie van Navision. Prima voor de dagelijkse basis, maar niet meer voor een bedrijf dat wil groeien. “Het was heel basic, en inmiddels echt verouderd,” vertelt Cor, operationeel manager bij Pro Water en verantwoordelijk voor de systeemvernieuwing. Toen een grote update van het bestaande systeem in het vooruitzicht kwam, was dat voor Cor het moment om verder te kijken dan een simpele upgrade.
Vooral op het gebied van voorraadbeheer liep Pro Water tegen grenzen aan. Serienummers werden wel geregistreerd, maar zo plat dat ze niet doorzoekbaar waren. Rapportages waren er nauwelijks, hooguit een paar basisstatistieken om te downloaden. Daarnaast wilde het handelsbedrijf in chemicaliën en onderdelen voor de Benelux en Duitsland een eenvoudige CRM-oplossing en een goede koppeling met Word en Excel. Cor koos voor een stapsgewijze aanpak: “Je moet niet alles tegelijk willen. Eerst kijken wat je uit de standaard kunt halen. Als dat niet voldoet, kun je altijd nog uitbreiden.”
Cor begon de zoektocht naar een nieuw systeem met een open vizier. “Ik ging online zoeken en kwam vele pakketten tegen. We hebben onder andere Exact, Brightdocs en Business Central overwogen.” Uiteindelijk viel de keuze op Visma Net, met AccountOne als implementatiepartner. “De prijs-kwaliteitverhouding was goed, en de look-and-feel van Visma sprak ons aan. Daarnaast vonden we in AccountOne een regionale partij met goede demo's en een fijne klik. Dit was voor ons een belangrijke voorwaarde bij de keuze voor de implementatiepartner.”
Bij de selectie van het nieuwe systeem stond eenvoud voorop, zonder in te leveren op functionaliteit. “Onze voorraad ligt op één plek, we hebben geen scanners of complexe logistiek nodig. We willen wél inzicht, vooral in ouderdom en serienummers,” legt Cor uit. Ook inkoop- en besteladvies stonden hoog op de wensenlijst, net als de mogelijkheid om bij chemicaliën gegevens als THT te vermelden en historie te kunnen raadplegen na installatie. “We wilden gewoon een systeem dat past bij wie we zijn: praktisch, overzichtelijk en gericht op handel in de Benelux en Duitsland.”
Begin 2024 ging Pro Water live met Visma Net. Het project werd stapsgewijs aangepakt, met veel aandacht voor de processen die het meeste verschil maken. “Het automatiseren van prijslijsten en klantkortingen was een van de grootste slagen,” vertelt Cor. “Vroeger was orderinvoer veel handwerk en foutgevoelig. Nu kan eigenlijk iedereen een order invoeren. Het is minder foutgevoelig én veel sneller.” Ook de serienummerregistratie kreeg een grondige verbetering, waardoor het voorraadbeheer nu soepel loopt.
De samenwerking met AccountOne verliep prettig en professioneel. Zoals bij ieder implementatietraject waren er ook leerpunten: het onderdeel offerte-lay-outs vroeg meer tijd dan verwacht, en een notificatiefunctie bleek later niet meer beschikbaar in de software. Kleine dingen, geen belemmering voor de tevredenheid. “We hebben vanaf het begin met één vaste consultant gewerkt. Dat werkt zó fijn. Hij kent ons bedrijf, denkt mee en houdt alles strak bij. Iedere paar maanden plannen we samen een dag in, dan zetten we weer stappen.”
De impact is inmiddels goed merkbaar. “De orderverwerking gaat bijna twee keer zo snel. Prijzen en kortingen zijn geautomatiseerd, dus je hoeft nergens meer over na te denken. Ook qua boekhouding hebben we een enorme slag gemaakt. Alles draait nu strak,” vertelt Cor. Doordat het systeem in de cloud draait, is ook thuiswerken eenvoudig geworden: overal inloggen via de browser is voldoende.
Terugkijkend is Cor positief over de keuze voor Visma Net en AccountOne. “De samenwerking is gewoon heel prettig. Je moet er als klant zelf ook bij zijn, sturen, meedenken. Maar dan bereik je samen echt veel.” Zou hij AccountOne aanbevelen? “Zeker. Het zijn deskundige mensen die meedenken. Je hebt het gevoel dat je serieus genomen wordt, en dat geeft vertrouwen.”
Wil je, net als Pro Water, grip krijgen op voorraad, prijzen en processen met één overzichtelijk cloud-ERP? Neem contact op voor een verkennend gesprek.