Bij Humanitas Onder Dak, een maatschappelijke opvangorganisatie die mensen helpt weer op eigen benen te staan, was dat lange tijd niet altijd duidelijk. De organisatie werkte destijds met AccountView, zonder een systeem voor digitale factuurverwerking. Op aanraden van AccountOne werd Elvy Factuurverwerking geïntroduceerd. Na een succesvolle proefperiode werd het een vast onderdeel van de organisatie en ging het mee bij de latere overstap van AccountView naar Visma Net Financials.
Assistent Controller Sandra Autar licht toe waarom Elvy destijds de voor de hand liggende keuze was: “We hadden geen systeem voor digitale factuurverwerking en op aanraden van AccountOne hebben we Elvy geprobeerd. Na een succesvolle proefperiode werd het een vast onderdeel van ons systeem, en hebben we het meegenomen bij de overstap van AccountView naar Visma Net.”
De combinatie van Elvy met Visma Net Financials maakt het fiatteringsproces overzichtelijk. Humanitas Onder Dak werkt met drie fiatteringslagen: afhankelijk van het factuurbedrag komt een factuur automatisch terecht bij een medewerker, een manager of de directie. Na goedkeuring wordt de factuur automatisch verwerkt in Visma Net, waar deze na een laatste controle klaarstaat voor betaling.
Humanitas Onder Dak heeft bewust niet breed georiënteerd op alternatieven. “We hebben eigenlijk niet naar andere oplossingen gekeken, omdat Elvy zo gebruiksvriendelijk is,” vertelt Sandra. “Ook mensen zonder technische kennis kunnen hiermee werken. Je ziet gelijk: daar staat de factuur, dit is de crediteur en het bedrag, alles is zichtbaar op het scherm.”
Daarnaast waardeert Sandra de online trainingen van Elvy: “Met dit soort webinars kunnen we het programma nog beter begrijpen en meer uit de tool halen. Bijvoorbeeld hoe je facturen kunt bundelen, op naam kunt zetten en het instellen van rapportages. Door deze kennis hebben we ons proces van factuurverwerking verder kunnen verbeteren.”
Ook de accountant van Humanitas Onder Dak is te spreken over de manier van werken: “Door de registratie op de achtergrond is de historie inzichtelijk. Dit is voor ons als gesubsidieerde organisatie extra belangrijk, je kunt altijd zien waarom iets is aangepast.”
Over de samenwerking met AccountOne is Sandra positief: “Ze hebben ons goed geholpen bij de inrichting van Elvy en bij de overgang van AccountView naar Visma Net. Wat ik echt waardeer aan AccountOne is dat ze meedenken en alternatieve oplossingen aanbieden als een bepaalde wens niet mogelijk is.” Ook de snelheid van de ondersteuning valt op: “AccountOne is snel te bereiken, vaak worden we dezelfde dag geholpen. Zeker als we aangeven dat iets urgentie heeft, zoals bij cliëntrapportages.” Ze roemt daarnaast het maatwerk in de software: “We zijn geen standaard organisatie, we hebben bijvoorbeeld met cliëntgelden te maken.”
Op de vraag of ze AccountOne zou aanbevelen aan andere organisaties is Sandra duidelijk: “Met AccountOne kom je echt verder. Hun ondersteuning, het meedenken en de snelle service hebben ons goed geholpen. Ik zou hen zeker aanraden aan iedereen die overweegt om Elvy en Visma Net te gaan gebruiken.”
Wil je, net als Humanitas Onder Dak, grip krijgen op je factuurverwerking? Neem contact op voor een verkennend gesprek.