Hytres levert oplossingen voor hydraulische systemen en groeide de afgelopen jaren van een handjevol medewerkers naar veertien man personeel. Ellen Gerhardus, hoofd financiële administratie en e-commerce, zag hoe de organisatie sneller groeide dan de systemen en processen konden bijbenen. Er ontstonden workarounds, complexe koppelingen en een sterke afhankelijkheid van één persoon: Ellen zelf.
In de logistiek werkte Hytres met een bakjessysteem, papieren orders, pickbonnen en onderdelenlijsten. Bij samengestelde producten was het overzicht daardoor snel zoek. Ook voorraadbeheer en inkoop vroegen veel improvisatie: overvoorraad, dode voorraad en het “verstoppen” van artikelen om toekomstige orders te kunnen leveren. Vrijwel alle administratieve taken en factuurgoedkeuringen liepen via Ellen, waardoor processen sterk van één persoon afhankelijk waren.
Tijdens een klantendag van AccountOne in Rijssen maakte Ellen kennis met Visma Net. Vooral het werken zonder VPN-gedoe, eenvoudigere jaarovergangen in de administratie en een toekomstbestendige basis voor verdere data-inzichten en procesautomatisering spraken haar aan. Het besluit rijpte ruim anderhalf jaar, voordat Hytres in oktober 2025 daadwerkelijk overstapte van AccountView naar Visma Net.
De implementatie begon met een grondige analyse van de bestaande werkwijze. Ellen ervoer de begeleiding als prettig en geruststellend, dankzij duidelijke documentatie en nauwe samenwerking via Teams. Ze noemt zichzelf nog steeds een “AccountView-mens”, maar ziet Visma Net inmiddels als het systeem van deze tijd en onmisbaar voor de toekomst van Hytres.
Waar Ellen vroeger vrijwel alle administratieve taken en factuurgoedkeuringen zelf deed, is er nu een ingericht goedkeuringsproces waarbij meerdere collega's betrokken zijn. Inkoopfacturen worden efficiënter verwerkt, bankafschriften en periodieke boekingen worden beter herkend en automatisch verwerkt, en de productieafdeling werkt met dashboards die laten zien welke orders klaar zijn om te bouwen.
De administratieve processen bij Hytres lopen inmiddels merkbaar efficiënter, de betrouwbaarheid van kostprijzen en voorraadinformatie is verbeterd en er ligt een stevig fundament voor verdere optimalisatie. Hytres kijkt vooruit naar verdere automatisering van het magazijn met Visma BX en barcodescanning, meer en betere rapportages via OneStop Reporting en een EDI-koppeling met het Duitse moederbedrijf.
Ellens advies aan andere handelsbedrijven is helder: wacht niet te lang als workarounds zich opstapelen en groei voelbaar wordt, en kies een vertrouwde partner voor begeleiding en ondersteuning.
Wil je, net als Hytres, van improviseren naar inzicht met één systeem dat met je meegroeit? Neem contact op voor een verkennend gesprek.