Donderdag komen de uren binnen, vrijdag moet de verloning eruit en de facturen naar opdrachtgevers. Daartussen zit controleren, corrigeren en gegevens overzetten tussen systemen die elkaar niet begrijpen. Elke week opnieuw, met een deadline die niet opschuift.
Voor uitzendbureaus, detacheerders, payrollorganisaties en andere flexbedrijven die zijn gegroeid in aantal flexkrachten, vestigingen of labels. Organisaties waar de weekcyclus heilig is en waar de marge per plaatsing het verschil maakt.
Je herkent het waarschijnlijk als:
Daar komt bij dat je met veel persoonsgegevens werkt. Zorgvuldigheid in wie wat mag zien en hoe gegevens tussen systemen lopen, is in deze branche geen extraatje.
Bijna nooit in één van die vier stappen. Het gaat mis in de overdracht ertussen.
Tussen uren en verloning. Als gegevens worden geëxporteerd en opnieuw ingelezen, ontstaan verschillen die iemand moet uitzoeken. Meestal op het slechtst mogelijke moment in de week.
Tussen verloning en administratie. Loonkosten die handmatig worden doorgeboekt, komen laat en vaak op een te hoog niveau binnen. Daardoor kun je niet zien wat een vestiging of klantgroep werkelijk kost.
Tussen facturatie en resultaat. Als de factuur uit een ander systeem komt dan de kosten, valt de marge per plaatsing pas achteraf te reconstrueren. En dan is de afspraak met die opdrachtgever allang verlengd.
Bij groei. Een tweede vestiging of een nieuw label betekent in een losse opzet simpelweg meer handwerk, terwijl je juist wilt dat de backoffice gelijk blijft.
Cloud-ERP met een dimensiemodel, waardoor je kosten en opbrengsten kunt volgen per vestiging, label, klant of plaatsing. Meerdere bv's onder één dak, met consolidatie zonder handwerk. Werk je met detachering op projectbasis, dan sluit projectadministratie daar direct op aan. De route als je groeit in vestigingen, labels of entiteiten.
Een sterke financiële basis met kostenplaatsen, automatische bankverwerking en rapportages die je zelf inricht, uit te breiden met urenregistratie en projectfacturatie. De route als je organisatie overzichtelijk is en je vooral de aansluiting met je flexsysteem en je stuurinformatie wilt verbeteren.
De software waarmee je plaatsingen, contracten en urenregistratie regelt, is gebouwd voor deze branche. Die houd je. Wat je wel wilt, is dat de gegevens eruit automatisch doorlopen naar verloning, facturatie en administratie, zodat de weekcyclus niet meer afhangt van exports en controles.
Zolang je urenregistratie of flexportaal een koppeling of API biedt, maken wij die verbinding. Voor systemen die in deze branche veel gebruikt worden, bestaat die vaak al. Voor andere pakketten bouwen we de verbinding op maat. Het resultaat is hetzelfde: uren die één keer worden vastgelegd en daarna overal kloppen.
Bij flexbedrijven komen drie processen samen. Projecten en uren gaat over de registratie en de vertaling naar facturatie. HR en payroll gaat over de verloning en de doorboeking van loonkosten. En bij finance en control komt het samen in het resultaat per vestiging, label of klant.
Juist omdat die drie zo strak op elkaar aansluiten, is de inrichting in deze branche geen optelsom van losse keuzes. Eén verkeerde afslag bij de registratie werkt door tot in je maandrapportage.
In de flexbranche is er geen ruimte voor een systeem dat net niet doet wat het moet doen. De week loopt door, de flexkracht wil op tijd betaald krijgen en de opdrachtgever verwacht een correcte factuur. Dat maakt de inrichting van je administratie geen technische kwestie maar een operationele.
Wij werken voor flexorganisaties die groeien en die merken dat hun backoffice harder meegroeit dan gewenst. We kijken naar de hele keten, van het moment dat een uur wordt vastgelegd tot het moment dat het resultaat in de rapportage staat, en richten Visma Net of AccountView zo in dat die keten sluit. Komt er een vestiging of een label bij, dan is dat een instelling in plaats van een project.
Wat je van AccountOne mag verwachten:
